2020.04.13
リモートワークを導入する上で気をつけるべきこと、必要ツール
新型コロナウイルスの影響で導入の進むリモートワーク。
リモートワークを導入していなかった、導入検討中だったという企業も緊急事態宣言を受け、一時的に導入始めたところも多いかと思います。
今後、リモートワークを導入する上で気をつけたいこと、必要ツールなどを経営者目線でまとめてみました。
※そもそもリモートワークが難しい業種・業態もあると思いますので、とあるWeb制作会社の参考程度にご覧ください
まず、リモートワークをする上で気をつけなければいけないこと
リモートワークを導入する上で気をつけなければいけないことについて。
まず、リモートワークはひとつの働き方であるということです。
今回のような緊急対応の場合や一時的な対応としてではなく、本格的にリモートワークを導入する企業はリモートワーク用の就業規則を作成する必要があります。
通常の勤務体制とは異なるため、契約内容や就業時間、体制などを明記した就業規則が必要となりますので、まずは社労士に確認をしましょう。
リモートワークは通常勤務であれば見える部分が見えにくくなりますので、その点を踏まえ、デメリット・メリットを見ていきたいと思います。
デメリット
- 働いている姿が見えないため、成果でしか評価ができない
- 作業の逼迫度合いが見えないため、孤立してしまう可能性がある
- 迅速な相談などのコミュニケーションが行えない
- 情報漏えいのリスク
- リモートワーク導入にあたって、ツールなどの整備の手間や費用
- IP制限などによりファイルアクセスができない
など。
常に近くにいるからできる相談や雑談などのコミュニケーションはチームとして重要です。
リモートワークになることでコミュニケーションは希薄なるので、やはり経営者目線でみると悪いところばかりに目がいってしまいがちです。
メリット
- 通勤時間がなくなるので、時間を有効的に使える
- 交通費が削減できるので、企業はその分の交通費を大幅に削減できる
- 通勤/帰宅ラッシュのストレスがなくなるので従業員のストレスがたまりにくい
- 集中しやすい環境を提供できる（作業中に話しかけられることがないため）
- リモートワークをメインにした会社であれば、広いオフィスが不要となるので賃料を抑えられる
メリットは良いことしかないので、デメリットの解消を考えてみましょう！
デメリットの解消について
Maromaroが実践している解消方法です。
働いている姿が見えないため、成果でしか評価ができない
従業員からZoomなどで常時接続とかはどうでしょうか？という意見もあったこともあり、Zoomの有料プランに加入し、定時で常時接続可能な部屋を作るようにしています。
設定をすることで、自動的に部屋が作成されるため、手間がいりません。
Zoomで常時接続をしつつ、カメラオンをルールとしました。
※マイクは喋るとき以外オフです
顔を映すか、手元を映すかは個人の自由としました。
評価については、完全に解消とはなりませんが、お互いに着席しているのが見えるため、安心感と喋りかけるタイミングがわかりやすくなります。
作業の逼迫度合いが見えないため、孤立してしまう可能性がある
こちらは定時的な進捗報告の義務化と、メールやタスク管理ツールからマネージ層が判断すれば良いと思います。
ただし、リモートのため注意して見ていないと孤立をさせてしまいそうです。
Maromaroでは、定時的な報告は2hごとに行うようにしました。
メールなどはCCを必ずいれるようにし（常に入れるようにはしてましたが）
Backlogなどのタスク管理ツールを使うことで、社員の動きが見えるようにしておくべきです。
迅速な相談などのコミュニケーションが行えない
この点が一番むずかしいなと実感しています。
Maromaroでは、チャットツールとZoomを利用して試みています。
チャットツールはSlackを利用し、案件ごとにチャンネルを作りメンションを必ずいれてコミュニケーションをとっています。
※メンションをいれることで、誰宛なのかを明確にする。
また、すぐに反応を変えすことを心がけて後回しになる場合にでも、絵文字などで既読がわかるようにしています。（個人の絵文字画像を用意すると良いです）
Zoomでは常時接続をしているため、状況を見て話しかけたり、アポイントを取って別の方法でWeb会議を行うようにします。
基本的にはSlackで確認をとり、ZoomなどのWeb会議ツールで話しあいます。
また、ZoomなどのWeb会議ツールには画面共有の機能があるため、そういったものを活用して相手の画面を見ながら話しを進められるのもリモートワークならではかもしれません。
情報漏えいのリスク
周囲のお話をきいていると、情報漏えいリスクの部分が障害になり、リモートワーク導入に踏み切れない会社が多いようです。
原則、不要なデータの持ち出しは禁止するべきだと思いますし、FTP接続やSFTP接続などで単純なID/PASSでのアクセスにすることは危険だと思います。
データの共有が必要な場合には、スマホなどを利用した2段階認証などを活用し、セキュアに接続する術を考えるべきです。
※最近のファイル管理サービスでは、ほぼほぼ2段階認証に対応していますので調べてみましょう。
リモートワーク導入にあたって、ツールなどの整備
リモートワークをする上で最低限必要なツールをまとめてみました。（弊社が使っているもの）
- チャットツール => slackをメインとし、チャットワーク、ハングアウト、Skypeなどを利用
- Web会議ツール => Zoomをメインとし、slack、Skype、ハングアウトなどを利用
- タスク管理ツール => Backlog
- タイムカードのクラウド化 => AKASHIを利用
- 会計ソフトのクラウド化 => freeを利用
- 見積もり、請求書作成 => Misoca（freeでも良いのですが、先に導入していたため利用中）
以上でかなりのリモートワーク体制になると思います。
IP制限などによりファイルアクセスができない
今一番困っていること・・・、IP制限によりアクセス制限です。
強力かつ簡単な設定のため、各方面で実施されているセキュリティ対策です。
解決方法はVPNやリモートアクセスをさせるしかありません。
あまり良い方法ではありませんが、これをしないことには出社するしかありません・・・・。
Googleが提供しているChrome リモートデスクトップが簡単でセキュアに思います。
基本的にGoogleアカウントの所持者で繋がっているため、社内のパソコンに設定をし、接続の際に立ち上げれば良いだけです。
上記など、多様は禁物ですので、限定された人間にのみ許可するべきです。
新型コロナウイルス収束後の働き方
間違いなくリモートワークでの働き方への認識が変わるはずです。
それと共に、評価軸などが見直され、より一層実力主義にシフトしていくのかもしれません。
そして、オンライン上でのチャットやWeb会議術などのリテラシーやマナーが、より一層ビジネススキルとして注目がされていきそうです。
