メール容量がいっぱい！　IMAP、POPによる受信方法の違い

メールを受信していたら、メール容量がいっぱいになってお客さんから連絡があった！　なんてことありませんか？

まず、メール受信には2通りの方式があります！
今回はIMAP方式を使っていてこの問題にぶち当たってしまった方への解決になればと思います。

※端末としているところは、パソコン、スマホ、タブレットなどに置き換えてください。

まず、受信方法の種類を知る

POP方式

POPはサーバからメールをダウンロードし、自身の端末に保存します。
古くからある方法で、利用する端末の容量さえカバーできれば、いくらメールを受信しても容量不足にはなりません！

メリット
上記でも記したように、容量不足の心配がないことです。
また、データのバックアップにもなるため、設定次第では、メールサーバー上のデータが消えても安心です。

デメリット
メールを受信するメーラーの基本的な設定では、受信時にサーバから削除や、何日後に削除などの設定になっているので注意です。
例えば、2台のパソコンで受信しようとした場合、片方のパソコンから受信後削除してしまうと受信ができません。

IMAP方式

サーバにあるメールをダウンロードせず、サーバー上でメールを管理する仕組みです。
POP方式との最大の違いは、メールを自身の端末に保存しないことです。
IMAP方式はPOPより新しい方式ですが、ほとんどのメールサービスで利用が可能です。
ただし、スマホなどのメールアプリによっては、IMAPを強制する場合があります。

メリット
メールを端末に保存する必要がないため、端末の容量をあまり必要としません。
また、メールサーバー上のデータを閲覧・操作するため、複数端末での接続に適しています。

デメリット
メールサーバー上のデータを操作するため、メールサーバー上の容量がいっぱいになってしまうと
メールの受信も送信もできなくなってしまいます。
メールサーバー上のデータを閲覧するため、ネット接続がないと見ることができません。

私の実例としては、利用しているメールサーバーサービスでは、1アドレス2GBの容量制限があり、すぐにいっぱいになってしまいました・・・・。
お客様からの連絡があり気づいたという・・・・TT

解決方法

シンプルになってしまいますが、下記を検討してみましょう。

POPに切り替える

POPを利用することで、メールサーバーの容量制限は回避できます。
だけれども、スマホなどはIMAPで受信したい場合もあるかと思います。
その場合は、POPで受信するパソコンの設定をメールサーバー上のデータ削除までの日数を短くし、
スマホでIMAP受信することで回避できると思います。

IMAPのまま、メールサーバーの容量制限を上げる

まずお手軽そうなのが、Gmailなどにメールを転送し、GmailのIMAPに接続します。
メール送信の際は、もともとのアドレスで送信すればOKです。
※送信するSMTPを指定し、元々のメールアドレスで送信します。

また、やや独自路線となってしまいますが、自社にメールサーバーを置くことでも回避ができます。（少々導入コストがかかりますが・・・）

このようにして、元々のメールサーバーを利用しつつ、メールの保管場所を別に移すことでIMAPのまま利用することもできます。

IMAPは複数端末利用の際にメリットがあるため、個人的には重宝しています。
POP方式ですと、色々なところにファイルがダウンロードされてしまうため、ディスク容量に優しくないですよね。

以上、佐々木でした。